Λογιστικά γραφεία: πώς να συλλέγετε τα παραστατικά των πελατών χωρίς email, Viber και χαρτιά

Το πρόβλημα: κάθε πελάτης, άλλος τρόπος

Σε ένα τυπικό λογιστικό γραφείο, τα παραστατικά φτάνουν από παντού:

• Email με συνημμένα, συχνά προωθημένα μαζικά στο τέλος του μήνα.
• Φωτογραφίες σε Viber και WhatsApp, μερικές φορές θολές ή κομμένες.
• Φάκελοι με χαρτιά που πρέπει να παραλάβετε και να επιστρέψετε.
• Το ίδιο παραστατικό δύο φορές, από διαφορετικό κανάλι.

Τι σας κοστίζει

Το αποτέλεσμα είναι γνωστό: ώρες ταξινόμησης, πληκτρολόγηση στοιχείων, και πριν από κάθε προθεσμία ένας γύρος τηλεφωνημάτων για να βρεθούν όσα λείπουν. Η δουλειά αυτή δεν πληρώνεται επιπλέον, αλλά τρώει χρόνο από κάθε πελάτη.

Γιατί το myDATA δεν αρκεί

Με την υποχρεωτική ηλεκτρονική τιμολόγηση, όλο και περισσότερα παραστατικά εμφανίζονται στο myDATA. Δεν εμφανίζονται όμως όλα: παραστατικά από προμηθευτές του εξωτερικού, αποδείξεις λιανικής και ό,τι δεν έχει διαβιβαστεί σωστά λείπουν. Και όταν κάτι δεν ταιριάζει, χρειάζεστε το ίδιο το έγγραφο για να το ελέγξετε.

Το ζητούμενο λοιπόν δεν είναι να αντικαταστήσετε το myDATA, αλλά να έχετε τα πραγματικά παραστατικά δίπλα του και να βλέπετε αμέσως τι λείπει από πού.

Τι αλλάζει με το e-timologio.gr

• Ένας τρόπος για όλους τους πελάτες: κάθε επιχείρηση έχει τη δική της διεύθυνση email, όπου προωθεί τα παραστατικά, ή τα φωτογραφίζει από το κινητό, ή τα ανεβάζει μαζικά.
• Χωρίς πληκτρολόγηση: ημερομηνία, ποσά, ΑΦΜ, προμηθευτής και είδη εξάγονται αυτόματα.
• Χωρίς διπλά: ένα παραστατικό που έχει ήδη σταλεί αναγνωρίζεται.
• Όλοι οι πελάτες σε μία οθόνη, με την ίδια δομή, με αναζήτηση και φίλτρα ανά πελάτη, προμηθευτή, ημερομηνία ή ποσό.
• Δίπλα στο myDATA: τα παραστατικά αντιστοιχίζονται αυτόματα με όσα έχουν διαβιβαστεί, ώστε να φαίνεται τι λείπει, μαζί με τον ΦΠΑ του μήνα όπως τον δείχνει η ΑΑΔΕ.
• Επισημαίνετε ό,τι έχετε επεξεργαστεί και εξάγετε σε Excel όταν χρειάζεται.

Πώς ξεκινάτε

Στην πιλοτική φάση στήνουμε εμείς τους λογαριασμούς για το γραφείο σας και τους πελάτες σας, και η χρήση είναι δωρεάν. Οι πελάτες σας δεν χρειάζεται να μάθουν κάτι καινούργιο: συνεχίζουν να προωθούν email ή να βγάζουν φωτογραφίες, απλώς σε μία σταθερή διεύθυνση.